Case Study: Hybrides Onboarding | Rohde & Schwarz mit rooom

17.02.2025

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Hybrides Onboarding im Metaverse: Rohde & Schwarz zeigt, wie Technologie globale Einarbeitungen interaktiv, skalierbar und nachhaltig macht.

Die Arbeitswelt befindet sich in einem fundamentalen Wandel. New Work und hybride Arbeitsmodelle prägen den Alltag in vielen Unternehmen. Rohde und Schwarz ist zudem ein weltweit agierender Konzern. Damit einher gehen neue Herausforderungen, insbesondere im Bereich Onboarding: Wie können neue Mitarbeitende weltweit integriert werden? Wie lässt sich die Unternehmenskultur vermitteln, wenn weite Distanzen persönliche Treffen erschweren? Um diesen Fragen gerecht zu werden, sind innovative Konzepte und Plattformen gefragt, die Technologie und Flexibilität vereinen. Der Elektronikkonzern Rohde & Schwarz (R&S) zeigt, wie ein modernes Einarbeitungsprogramm diese Anforderungen erfüllen kann.

Die Herausforderung: Einarbeitungsprozesse auch remote und an kleineren internationalen Standorten attraktiv und interaktiv gestalten
Das Ziel: Eine skalierbare und hybride Onboarding-Lösung für eine globale Zielgruppe entwickeln
Die Umsetzung: Erstellung einer immersiven Unternehmenswelt mit rooom und Durchführung regelmäßiger Onboarding Days
Das Ergebnis: Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und weltweit mehr erfolgreich abgeschlossene Onboardings

Globale Onboarding-Strategie für eine diverse Zielgruppe

Das Corporate Onboarding Team von Rohde & Schwarz stand vor der Herausforderung, eine globale Onboarding Journey zu gestalten, die sich an eine heterogene Zielgruppe richtet: Studierende, Mitarbeitende und Führungskräfte aus aller Welt. Mit jährlich 700 bis 1.000 neuen Mitarbeitenden und einem Netzwerk von 14.000 Angestellten weltweit mussten bestehende Lösungen angepasst werden. Vor allem Remote-Arbeitende und solche an kleineren internationalen Standorten ohne eigene HR-Teams sollten besser integriert werden.

Das Ziel war klar: Ein hybrider Einarbeitungsprozess, der Unternehmenskultur, Technologie und Purpose vermittelt. Dieser soll die Mitarbeiterbindung stärken und gleichermaßen vor Ort im Münchener Headquarter sowie remote funktionieren. “Wir möchten neue Teammitglieder motivieren und in die Lage versetzen, als Markenbotschafter zu agieren. Dabei war uns Interaktion besonders wichtig”, erzählen Birgit Riepl und Simone Heinrich aus dem R&S Corporate Onboarding Team. Dafür arbeiteten sie mit der Smart Learning Spezialistin Dr. Sirkka Freigang zusammen, die das Lernkonzept mit ihrer Expertise besonders “smart” machte.

Smart Learning und Onboarding im Metaverse – Was ist das?

Ein Onboarding gilt als smart im Sinne des Smart Learnings, wenn personalisierte, interaktive und technologiegestützte Lernmethoden bei der Einarbeitung genutzt werden. Das beinhaltet z.B.:

Maßgeschneiderte Inhalte, die sich an individuellen Bedürfnissen orientieren
Aktives Lernen durch Simulationen, Quizze und Gamification
Lernmodule für flexibles Lernen im eigenen Tempo
Einsatz von Technologien wie KI, AR oder VR, um das Erlebnis zu intensivieren
Kontinuierliches Feedback und jederzeit zugängliche Materialien

Unter dem Metaverse verstehen wir in diesem Sinne virtuelle Räume und Umgebungen, die eine Unternehmenswelt zum Wissenstransfer und Austausch bilden. So kann eine besonders effektive und motivierende Lernumgebung für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender geschaffen werden. Auch für Recruitingzwecke sowie Aus- und Weiterbildungen kann diese Unternehmenswelt genutzt werden.

Hybride Onboarding Experiences mit rooom

Rohde & Schwarz entschied sich für die Zusammenarbeit mit dem Metaverse-Anbieter rooom, um eine browserbasierte, skalierbare und interaktive Plattform mit neuem Onboarding-Konzept zu entwickeln. Die Wahl fiel auf rooom aufgrund folgender Vorteile:

Hybrid: Ermöglicht eine Kombination von virtuellen Elementen und Live-Veranstaltung.
Gerätekompatibilität: Keine Notwendigkeit spezieller Hardware.
Skalierbarkeit: Hohe Teilnehmerzahlen weltweit möglich.
Selbstverwaltung: Inhalte können ohne Agenturkosten erstellt werden.
Flexibilität: Verschiedene Module für unterschiedliche Bedürfnisse.

3D Spaces + Eventplattform = Perfekte Kombi für Onboardings

Durch eine Kombination von rooomSpaces und rooomEvents wurde eine Plattform geschaffen, die interaktive, digitale und reale Onboarding-Elemente vereint.

rooomSpaces: Ermöglicht das Erstellen virtueller Metaverse-Räume sowie die Nutzung von Avataren und interaktiver Whiteboards.
rooomEvents: Das Event-Modul ergänzt die virtuellen Räume um eine intuitive Oberfläche mit Login, Menü und spezielle Networking-Features am Veranstaltungstag.

Mit dem rooom Space Editor und dem rooomEvents Backend können Inhalte ganz einfach von R&S selbst erstellt und verwaltet werden – ohne kostspielige Agenturen oder Programmieraufwand.

3D Space Editor Screenshot — Das Corporate Onboarding Team kann virtuelle Räume mit dem 3D Space Editor einrichten.

Einarbeitung neu gedacht

So machte sich das Projektteam an die Konzeption und Umsetzung. Nach intensiver Auseinandersetzung mit den Bedürfnissen von R&S wurde eine Plattform aufgesetzt, die eine Schlüsselrolle bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder spielt.

Die Onboarding Journey besteht dabei aus mehreren Phasen:

Be ready: Willkommensboxen, die Onboarding Navigation Map und Onboarding-Guides sorgen in Expert Calls für einen ersten Überblick über administrative und organisatorische Themen.
Be inspired: Immersive Produkterlebnisse und Einblicke in die Unternehmenskultur geben nicht nur Orientierung, sondern auch Inspiration.
Be empowered: Ein Global Onboarding Day als zentrales Event, das standortübergreifendes Networking, Peer-Learning und Social Learning vereint.

Vor allem für die zweite und dritte Phase ist die Metaverse-Plattform essenziell, damit die Teilnehmenden ortsunabhängig Informationen erhalten und sich untereinander austauschen können. Unter dem Motto “Be the next Diamond” findet der Global Onboarding Day alle drei Monate auf der rooom-Plattform statt. Auch nach dem Event sind die Inhalte langfristig dort verfügbar.

Und so läuft das Onboarding im Metaverse ab: Der Tag beginnt mit dem Zugang zur Plattform über das Intranet. Nach dem Einloggen wird ein persönlicher Avatar konfiguriert. Anschließend starten alle Teilnehmenden zusammen im virtuellen Atrium, wo eine erste Einführung und Begrüßung stattfinden. Über Clickspots gelangt man zu verschiedenen Programmpunkten und Stationen, die wichtige Informationen über das Unternehmen und den Arbeitsalltag vermitteln. Nach der Einführung folgen Breakout Sessions zu den Unternehmenswerten und zu den Kerntechnologien, bei denen sich kleinere Gruppen in verschiedene virtuelle Räume zu spezifischen Themen aufteilen, die von Guides moderiert werden. Dafür wurden Tools wie MS Teams und Miro in die Plattform integriert, die im Remote-Arbeitsalltag eine wichtige Rolle spielen. Zum Abschluss kommen alle Teilnehmenden wieder im Atrium zusammen, um den Tag auszuwerten und offene Fragen zu klären.

Weitere Highlights der Plattform:

Realitätsgetreues Atrium: Der 3D Space basiert auf Originalplänen des Hauptsitzes in München.
Values in action: Social Learning Format zur Unternehmenskultur, insbesondere den Unternehmenswerten.
Tech Map Challenge: Interaktive Aufgaben zur Vermittlung der relevanten Technologiethemen und des Purpose von R&S.
Videokarussell: Ermöglicht spontane und unkomplizierte Interaktion im Speed Dating Format.
Reflection Wall: Sammlung und Austausch von Ideen und Lernergebnissen mit virtuellen “Sticky Notes”.

“Mit rooom können wir nicht nur Inhalte mit Mitarbeitenden teilen, sondern auch ein interaktives Lernen ermöglichen.”
- Simone Heinrich, Project Lead Smart Learning Journey bei Rohde & Schwarz

Messbarer Erfolg und positive Resonanz

Die Plattform hat nicht nur die Anzahl der Onboardings weltweit erhöht, sondern auch die Zufriedenheit der Teilnehmenden gesteigert. Besonders jüngere Generationen loben die moderne Technologie und interaktiven Formate. Ältere Mitarbeitende benötigten zwar mehr Unterstützung bei der Orientierung, kamen jedoch ebenfalls gut zurecht.

Durch die messbare Skalierung können internationale Standorte gleichwertig eingebunden werden und Mitarbeitende erleben die Produkte von R&S explorativ durch 3D-Modelle und AR, während regelmäßig Feedback eingeholt und zur Optimierung genutzt wird.

Und die global skalierbare Onboarding Journey ist sogar preisgekrönt: Die Auszeichnung mit dem HR Excellence Award 2024 in der Kategorie Onboarding unterstreicht den Erfolg des Projekts.

HR Excellence Award 2024 für R&S Metaverse — Der HR Excellence Award zeichnet herausragende Leistungen aus, die sich durch Innovation, strategische Vision und effektive Umsetzung hervorheben.

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Herausforderungen und Ausblick

Die Plattform und virtuellen Räume wurden so gestaltet, dass sie nutzerfreundlich und ansprechend sind, wobei Performance und Ladezeiten optimiert wurden. Ein durchdachter Testingprozess half, Fehler frühzeitig zu erkennen und z.B. potentielle Firewall-Probleme zu beheben. Obwohl das Metaverse für viele Mitarbeitende neu war, ist es gelungen, sie gut an das neue Thema heranzuführen. Und auch die Onboarding-Dauer von insgesamt 6 Stunden wurde durch gut strukturierte Pausen und interaktive Elemente angenehmer gestaltet. Die Integration künftiger Technologien wie KI-Lernassistenten und eine Social Wall für kollaboratives Arbeiten sind bereits geplant. Auch die Matchmaking-Funktion will man künftig noch intensiver nutzen, um z.B. Verabredungen zum gemeinsamen Mittagessen zu erleichtern.

Mit der Smart Learning Onboarding Journey hat Rohde & Schwarz eine zukunftsweisende Lösung geschaffen, die globale Mitarbeitende effektiv integriert und die Unternehmenskultur weltweit erlebbar macht. Die Zusammenarbeit mit rooom zeigt, wie moderne Technologie innovative HR-Prozesse unterstützen kann.

Im 3D Space Viewer gibt es einen Einblick in das Unternehmens-Metaverse von R&S:

Mit einem Klick auf den Button öffnet sich der virtuelle Raum – probiere es aus!

Über Rohde & Schwarz

Der globale Technologiekonzern mit Hauptsitz in München gestaltet Spitzentechnologien wie KI, 6G, Cloud- und Quantentechnologie aktiv mit. Die Produktpalette reicht von Messtechnik über Sicherheitsscanner und Kommunikationssysteme bis hin zu Hochfrequenzelektronik.

Seit mehr als 90 Jahren steht Rohde & Schwarz für Innovation und Fortschritt. Das Unternehmen agiert als unabhängiger und verlässlicher Partner für Kunden aus Industrie, Behörden und dem hoheitlichen Sektor.

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