WIE ROOOM ZUM AUFBAU EINER COMMUNITY GENUTZT WERDEN KANN

virtual space for an online event

Gemeinsam mit der National Foundation for Cancer Research (NFCR) und dem AIM-HI Accelerator Fund (AIM-HI) haben wir am 30. Oktober 2021 ein hybrides Charity-Event veranstaltet - unser erstes großes Projekt in den Vereinigten Staaten. Während die Live-Veranstaltung im National Press Club in Washington, D.C. stattfand, wurde die virtuelle Teilnahme über die rooom eventCloud Plattform realisiert.

Erfolgreich im hybriden Format

Aufgrund der Pandemie konnte die NFCR im Jahr 2020 keine Veranstaltung durchführen. AIM-HI veranstaltete damals ein virtuelles Event über Zoom, allerdings mit nur wenigen Interaktionsmöglichkeiten und ohne die nötige Flexibilität. Man stellte fest, dass das virtuelle Format eindeutige Vorteile hat: flexible Zeitplanung, höhere Reichweite und die Möglichkeit, auf Inhalte einfach zuzugreifen. Einfache Videokonferenzlösungen konnten jedoch keinen langfristigen Nutzen bieten.

Im Jahr 2021 wollten NFCR und AIM-HI eine Kombination aus einer Präsenzveranstaltung und einer Plattform für den digitalen und globalen Austausch mit ihren Zielgruppen durchführen. Die Durchführung eines Hybrid-Events im Jahr 2021 hatte viele Vorteile. Zum einen konnten NFCR und AIM-HI mehr Unterstützer:innen ansprechen, indem sie die Veranstaltung auch für diejenigen zugänglich machten, die in der Vergangenheit nicht teilnehmen konnten. Zweitens konnten Panels mit angesehenen Fachleuten aus der Branche angeboten werden, indem die Zahl der persönlichen Anwesenheit begrenzt und den Teilnehmenden eine Covid-sicherere Lösung geboten wurde. Da es sich bei der NFCR um eine nationale Organisation ohne Orts- oder Landesverbände handelt, konnte mit einem Hybrid-Event ein weltweites Publikum angesprochen und ihnen ein Mehrwert geboten werden.

Die Wahl fiel auf die rooom eventCloud Plattform, weil die innovative Technologie eine Always-on-Experience für virtuelle Teilnehmende ermöglicht und im Vergleich zu Zoom oder anderen Webinar-Anbietern einen langfristigen Mehrwert bieten kann. Die wiederverwendbare Plattform mit Features wie einer interaktiven 3D Lobby, Fotogalerie, Video-Wall und Networking machte rooom zu einem attraktiven Plattformanbieter.

Die richtige Plattform ist der Schlüssel zum Erfolg

Die Veranstaltung umfasste drei Kernelemente, die jeweils eine eigene Botschaft vermittelten. Neben einem reibungslosen Live-Stream, Datensicherheit und zuverlässigem Support war die Möglichkeit, virtuelle Gäste zu gewinnen und zu integrieren eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches Hybridformat. Die Veranstalter:innen wollten damit eine breite Zielgruppe erreichen. 

Es ist uns gelungen, die vielfältigen Bedingungen, Themen, Zielgruppen und Ansprüche auf einer Plattform zu vereinen: Von der Vermittlung neuer Erkenntnisse in der Krebsforschung über die Generierung von Spenden bis hin zur Vernetzung mit Fachleuten, um Kooperationen zu erleichtern und die Community zu stärken. Die Veranstaltung eines hybriden Events erfordert doppelten Aufwand bei der Planung und Produktion. Unser Projektmanagement-Team hat hier besonders viel Einsatz gezeigt, einschließlich der Marketingunterstützung im Vorfeld der Veranstaltung.

"rooom hat unser Projekt mit großem Engagement übernommen und uns dabei geholfen, das komplizierteste, ganztägige Hybridprogramm, das wir je organisiert haben, auf die Beine zu stellen und durchzuführen."

Sujuan Ba, Ph.D., President & CEO NFCR | President & CEO, Co-Founder AIM-HI Accelerator Fund

Das Highlight des Events war ein fesselnder Live-Stream mit renommierten Referent:innen, u. a. von der Harvard Medical School, dem Massachusetts Institute of Technology, dem U.S. National Cancer Institute und der Johns Hopkins University. Die Speaker waren von der Durchführung und der Atmosphäre des Events sehr beeindruckt. Etwa 100 Besucher verfolgten das Live-Programm in hoher Videoqualität, das auch jetzt noch On-Demand verfügbar ist.

Ein weiterer Vorteil von rooom ist, dass der Erfolg des Events messbar ist. Mehr als 100 Nutzer aus den USA, Kanada, Europa und China haben sich für die virtuelle Veranstaltung registriert, zusätzlich zu einer ähnlichen Anzahl von Besucher:innen, die live dabei waren, was die Erwartungen übertraf. Dank des hybriden Konzepts konnte die Teilnehmerzahl verdoppelt werden! Die Hälfte der registrierten Gäste besuchte die Veranstaltung erneut, und die virtuelle Lobby mit interaktiven Inhalten wurde über 270 Mal besucht.

 

Learnings & gesammelte Erfahrungen

Die größte Herausforderung für die Organisator:innen bestand darin, den Gästen den Umgang mit der Plattform zu erleichtern, damit sie an der virtuellen Experience teilhaben konnten. Unser Team hat sich der Entwicklung praxisorientierter Lösungen verschrieben, sodass wir diesen Prozess so einfach wie möglich gestalteten. Wir stellten ein Tutorial-Skript für ein Erklärvideo zur Verfügung und gaben Tipps für die E-Mail-Kommunikation mit den Teilnehmenden.

Die Organisator:innen haben dadurch viel über die Verbesserung der Kommunikation vor dem Event gelernt. Außerdem wurde festgestellt: Je mehr Tests durchgeführt werden können, desto besser! Für ein kleines Team mit nur wenig Videoerfahrung war die praktische Hilfe und Anleitung durch das rooom-Team für den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung von entscheidender Bedeutung.

Das NFCR-Team machte die Erfahrung, dass Pausen im Programm genutzt werden können, um in Zukunft mehr Aufmerksamkeit für Spenden zu erhalten. Außerdem wurde festgestellt, dass die virtuelle 3D Lobby aufgrund der anpassbaren und interaktiven Elemente einen bemerkenswerten Marketingwert für die Zukunft hat. Für die Vermarktung künftiger Events wird es hilfreich sein, mehr von der Lobby und den interaktiven Features im Voraus zu zeigen. Da die rooom-Plattform zweifelsohne leistungsfähig und einzigartig ist, lohnt es sich, dies frühzeitig zu kommunizieren. Auch wir werden diese Erkenntnisse beim Onboarding von Neukunden berücksichtigen.

 

Die hybride Zukunft von Events

Nach der offiziellen Veranstaltung steht NFCR und AIM-HI nun eine umfassende Mediathek mit Inhalten zur Verfügung, auf die sie zurückgreifen können, um ihre Forschungsprogramme zu promoten. Die Plattform soll außerdem für eine geplante Reihe von Patientenseminaren wiederverwendet werden und kann als permanente digitale Ausstellung dienen, um das Branding beider Organisationen zu verbessern. Mit diesem ersten Schritt in Richtung einer hybriden Eventstrategie können die Veranstalter NFCR und AIM-HI nun die Möglichkeiten für künftige Veranstaltungen auf einem bisher unerreichbaren Niveau nutzen.

"Ich bin der festen Überzeugung, dass rooom eine leistungsstarke Plattform ist. Die Zusammenarbeit mit rooom hat uns gezeigt, wie wir hybride Events veranstalten und eine größere Reichweite erzielen können, um mehr Unterstützer:innen zu gewinnen."

Sujuan Ba, Ph.D., President & CEO NFCR | President & CEO, Co-Founder AIM-HI Accelerator Fund

Die Gestaltung eines "Onkologie-Metaversums"

Die Veranstalter:innen wurden von der Leistungsfähigkeit und dem Nutzen der rooom eventCloud überzeugt und wollen auch weiterhin alle Vorteile nutzen, die wir zu bieten haben. So sehen wir gemeinsam einen klaren Weg für zukünftige Events, bei denen die dieselben Tools genutzt werden.

Wir sind stolz darauf, die Krebsforschung mit unserer Plattform zu unterstützen zu können und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit. Gemeinsam möchten wir ein erfolgreiches Instrument entwickeln, um eine starke Community für Krebsforscher:innen und Krebspatient:innen aufzubauen. Unsere Vision ist ein nachhaltiges digitales Ökosystem, das regelmäßige Veranstaltungen von hoher Qualität unterstützt und auch zwischen den Events zugänglich ist, um die Kommunikation und die Community zu fördern - der Aufbau des NFCR-Metaversums, um einen Beitrag zur modernen Krebstherapie zu leisten.

"Wir sehen die Chance, durch die Partnerschaft mit rooom ein Netzwerk aufzubauen, ein "Onkologie-Metaversum", in dem Patienten, Onkologen, Ärzte, Wissenschaftler, Unternehmer, Investoren und Wirtschaftsführer zusammenkommen können."

Sujuan Ba, Ph.D., President & CEO NFCR | President & CEO, Co-Founder AIM-HI Accelerator Fund