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Smart Country Convention: Ein Pionier fĂŒr digitale Kongresse

Dashoboard einer digitalen Konferenz auf Laptop
Clarissa Leithiger, rooom AG
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Mit unserer Eventplattform war die SCCON nicht nur 2020, sondern auch 2021 wieder im digitalen Format erfolgreich. In der User Story erfahrt ihr mehr ĂŒber das Projekt.

Die Smart Country Convention (kurz SCCON) ist eine Veranstaltung der Messe Berlin und des Bitkom, auf der seit 2018 Spitzenvertreter aus Bund, LĂ€ndern und Kommunen zusammenkommen. Auf der Kongressmesse, die in der Vergangenheit als Live-Event stattfad, drehte sich alles um das Thema Digitalisierung im Public Sector. Moderne Verwaltung, digitalisierte Behörden und vernetzte StĂ€dte sind fĂŒr unsere Wirtschaft wichtiger als je zuvor. 2020 und 2021 wurde die SCCON als Special Edition mit rooomEvents umgesetzt.

 

Gemeinsam neue Wege gehen

Das SCCON-Team fand sich 2020 in einer Situation, in der neue Lösungen entwickelt werden mussten. Eine Absage der Smart Country Convention kam nicht infrage – bei dem Kongress zum Thema Digitalisierung lag natĂŒrlich ein digitales Format nahe.

Nach der erfolgreichen DurchfĂŒhrung der IFA 2020, der ersten hybriden Großveranstaltung der Messe Berlin, war die Pionier-Eventplattform von rooom in guter Erinnerung geblieben. So entschloss man sich, als Pilotprojekt gemeinsam eine Plattform fĂŒr die SCCON zu entwickeln. Also wurde eine neue und verbesserte Version der Eventplattform in Angriff genommen – als agiles Startup konnte rooom schnell auf die BedĂŒrfnisse der SCCON reagieren.

Wir alle mĂŒssen lernen, digitale Tools zu nutzen und neue Formate fĂŒr Events etablieren. Dabei hat uns rooom unterstĂŒtzt, indem eine nutzerfreundliche und intuitive Plattform fĂŒr unser Event entwickelt wurde.

Helga Marta, Project Manager Expo | Messe Berlin GmbH

 

Obwohl man sich mit dem Projekt auf Neuland begab, sollte die „Special Edition“-Plattform der Smart Country Convention zu einem Erfolg werden und auch im Folgejahr wieder zum Einsatz kommen.

 

BedĂŒrfnisorientierte Lösungen entwickeln

Die Event-Profis der Smart Country Convention wissen genau, was Kunden brauchen – sowohl Besucher:innen als auch Partnerunternehmen. So konnten konkrete Anforderungen gestellt werden, auf deren Grundlage die bestehende Eventplattform weiterentwickelt werden sollte. Das Ergebnis war ein Tool, das sich auch in Zukunft perfekt fĂŒr die Umsetzung von virtuellen und hybriden Konferenzen eignen sollte.

FĂŒr die Veranstalter standen eine hohe Nutzerfreundlichkeit und eine intuitive OberflĂ€che an erster Stelle. Außerdem sollte es ein ĂŒbersichtliches Backend zur Verwaltung der Inhaltegeben, damit das Projekt-Team  in der Rolle der „Convention Manager“ den Ausstellern und Partnern schnell und unkompliziert zur Seite stehen kann. DarĂŒber hinaus war das Projekt in mehrere Phasen gegliedert und erforderte eine unterschiedliche Darstellung der Inhalte vor, wĂ€hrend und nach dem Event.

Zu den Inhalten und weiteren Anforderungen gehörten:

  • Ausstellerprofile, die von den Unternehmen selbst gepflegt werden können
  • verschiedene Kategorien zur Darstellung der Partner
  • Übersichten fĂŒr Programm und Speaker
  • PrĂ€sentation von Produkten und Leistungen der Partnerunternehmen
  • Jobwall zur Darstellung von Stellenangeboten
  • Networking mit Matchmaking-Funktion

 

Um Programm und Aussteller im Voraus und ohne Login auf der Plattform anzukĂŒndigen, wurde es ermöglicht, iFrames mit Inhalten der Eventplattform auf der SCCON-Website einzubinden. Da nicht alle Nutzer Zugriff auf bestimmte Browser haben, wurde außerdem ein Systemcheck-Feature implementiert, um vorab die technischen Voraussetzungen fĂŒr die Teilnahme am Event zu prĂŒfen.

In enger Zusammenarbeit entstand in kĂŒrzester Zeit eine leistungsstarke Plattform. Die Software Developer und Project Manager der rooom AG stĂŒrzten sich in die Arbeit, um die BedĂŒrfnisse der SCCON zur vollsten Zufriedenheit erfĂŒllen zu können. Auch das Team der Messe Berlin und Bitkom legte sich ins Zeug und entwickelte Content fĂŒr die Nutzer.

Das Ergebnis konnte sich sehen lassen: Im Oktober 2020 und 2021 drehte sich an jeweils zwei Tagen alles um die neusten Trends, Lösungen und Strategien rund um E-Government, Smart City und Smart Region. Ein umfangreiches BĂŒhnenprogramm mit Top-Speakern aus Politik, Digitalwirtschaft und Wissenschaft wurde live aus Berlin gestreamt und anschließend on Demand verfĂŒgbar gemacht. Aussteller und Partner konnten sowohl ihr Unternehmen als auch angebotene Produkte und Jobs auf eigenen Microsites prĂ€sentieren. Hierbei wurde komplett auf 3D Visualisierungen verzichtet und eine 2D OberflĂ€che genutzt. Im Networking-Bereich konnten sich die Teilnehmenden miteinander vernetzen, virtuelle Visitenkarten austauschen und sogar KontaktvorschlĂ€ge anhand von gemeinsamen Interessen erhalten. Mit 10.000+ Teilnehmenden und ĂŒber 150 Speakern auf drei BĂŒhnen endete die erste digitale Smart Country Convention.

Dank der FlexibilitÀt der Eventplattform von rooom konnten wir die Smart Country Convention optimal auf unsere Zielgruppe ausrichten.

Helga Marta, Project Manager Expo | Messe Berlin GmbH

Nachhaltige Nutzung als Multi-Event-Plattform

Plante man 2021 zunĂ€chst mit einer hybriden Veranstaltung, wurde sich zwei Monate vor dem Event erneut dazu entschieden, ein rein digitales Konzept umzusetzen. Dass die Plattform in ihrer Grundstruktur bereits vorhanden war, war ein enormer Vorteil, denn so konnte diese unkompliziert angepasst und wiederverwendet werden. Mit einem kleinen Team konnte so innerhalb von noch kĂŒrzerer Zeit als im Vorjahr ein erfolgreiches virtuelles Event auf die Beine gestellt werden.

Die SCCON 2021 in Zahlen:

7.600+90+160+3+70+10+
TeilnehmerPartnerSpeakerBĂŒhnenSessionsOnline-Seminare

 

Zu den Highlights der SCCON 2021 zĂ€hlten die Keynotes von Margrethe Vestager, EU-Kommissarin fĂŒr Wettbewerb und Digitales, Jens Spahn, Bundesminister fĂŒr Gesundheit, und Julia Klöckner, Bundesministerin fĂŒr ErnĂ€hrung und Landwirtschaft. Um das Programm reibungslos ĂŒbertragen zu können, wurde Vor-Ort-Betreuung durch die rooom AG gewĂ€hrleistet. Bis zum 28. April 2022 wird das Programm noch als Video-on-Demand verfĂŒgbar sein.

Im Trailer erhaltet ihr einen Eindruck von der Smart Country Convention:

 

 

FĂŒr die Smart Country Convention hat es sich bewĂ€hrt, den Fokus auf ein qualitativ hochwertiges Programm sowie die FunktionalitĂ€ten der Eventplattform zu legen. Obwohl die rooom eventCloud im Vergleich zum Vorjahr zahlreiche neue Features bot, entschied man sich bewusst gegen die Nutzung interaktiver Networkingmodule wie Video-Shuffle oder Roundtables. Veranstalter können von der Smart Country Convention lernen, indem sie den Fokus ihres Events klar definieren und die Eventplattform darauf ausrichten, um den Teilnehmenden die bestmögliche Experience zu ermöglichen.

Ein Blick in die Zukunft

FĂŒr die SCCON ist klar: Physische Events werden weiter im Fokus stehen. Eine digitale Eventplattform bietet allerdings die Möglichkeit, neue Lösungen zu entwickeln und Veranstaltungen mit hybriden Konzepten zu ergĂ€nzen. So kann eine grĂ¶ĂŸere Zielgruppe erreicht werden und das bisher vorwiegend deutsche Publikum auf internationaler Ebene vergrĂ¶ĂŸert werden. Neue Tools und Features können clever genutzt werden, um physische und virtuelle Welten zu vereinen.

Die Smart Country Convention war ein tolles Projekt, um unsere Plattform bestens auf virtuelle und hybride Konferenzen auszurichten. So bietet die rooom eventCloud Veranstaltern verschiedenste Möglichkeiten, um Teilnehmer:innen zu vernetzen. Als Top-Event fĂŒr die Digitalisierung im öffentlichen Sektor konnten mit der SCCON entscheidende Schritte in die Zukunft virtueller und hybrider Kongresse gemacht werden. Die Veranstaltung, die ursprĂŒnglich als Pilotprojekt startete, ist nun ein erfolgreiches Beispiel fĂŒr die Mehrfachnutzung der rooom eventCloud.

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Autor

Clarissa Leithiger, rooom AG
Clarissa Leithiger

Senior Marketing Manager bei rooom

Clarissa ist seit 2020 bei rooom. Als Digital Native arbeitet sie mit Leidenschaft daran, das Bewusstsein fĂŒr das


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