Smart country convention: ein Pionier für digitale Kongresse

Die Smart Country Convention(kurz SCCON) ist eine Veranstaltung der Messe Berlin und des Bitkom, auf der seit 2018 Spitzenvertreter aus Bund, Ländern und Kommunen zusammenkommen. Auf der Kongressmesse, die in der Vergangenheit als Live-Event stattfad, drehte sich alles um das Thema Digitalisierung im Public Sector. Moderne Verwaltung, digitalisierte Behörden und vernetzte Städte sind für unsere Wirtschaft wichtiger als je zuvor. 2020 und 2021 wurde die SCCON als Special Edition mit der rooom eventCloud rooom eventCloud umgesetzt.

Gemeinsam neue Wege gehen

Das SCCON-Team fand sich 2020 in einer Situation, in der neue Lösungen entwickelt werden mussten. Eine Absage der Smart Country Convention kam nicht infrage – bei dem Kongress zum Thema Digitalisierung lag natürlich ein digitales Format nahe.

Nach der erfolgreichen Durchführung der IFA 2020, der ersten hybriden Großveranstaltung der Messe Berlin, war die Pionier-Eventplattform von rooom in guter Erinnerung geblieben. So entschloss man sich, als Pilotprojekt gemeinsam eine Plattform für die SCCON zu entwickeln. Also wurde eine neue und verbesserte Version der Eventplattform in Angriff genommen – als agiles Startup konnte rooom schnell auf die Bedürfnisse der SCCON reagieren.

"Wir alle müssen lernen, digitale Tools zu nutzen und neue Formate für Events etablieren. Dabei hat uns rooom unterstützt, indem eine nutzerfreundliche und intuitive Plattform für unser Event entwickelt wurde."

Helga Marta, Project Manager Expo | Messe Berlin GmbH

Obwohl man sich mit dem Projekt auf Neuland begab, sollte die „Special Edition“-Plattform der Smart Country Convention zu einem Erfolg werden und auch im Folgejahr wieder zum Einsatz kommen.

Bedürfnisorientierte Lösungen entwickeln

Die Event-Profis der Smart Country Convention wissen genau, was Kunden brauchen – sowohl Besucher:innen als auch Partnerunternehmen. So konnten konkrete Anforderungen gestellt werden, auf deren Grundlage die bestehende Eventplattform weiterentwickelt werden sollte. Das Ergebnis war ein Tool, das sich auch in Zukunft perfekt für die Umsetzung von virtuellen und hybriden Konferenzen eignen sollte.

Für die Veranstalter standen eine hohe Nutzerfreundlichkeit und eine intuitive Oberfläche an erster Stelle. Außerdem sollte es ein übersichtliches Backend zur Verwaltung der Inhaltegeben, damit das Projekt-Team  in der Rolle der „Convention Manager“ den Ausstellern und Partnern schnell und unkompliziert zur Seite stehen kann. Darüber hinaus war das Projekt in mehrere Phasen gegliedert und erforderte eine unterschiedliche Darstellung der Inhalte vor, während und nach dem Event.

Zu den Inhalten und weiteren Anforderungen gehörten:

• Ausstellerprofile, die von den Unternehmen selbst gepflegt werden können
• verschiedene Kategorien zur Darstellung der Partner
• Übersichten für Programm und Speaker
• Präsentation von Produkten und Leistungen der Partnerunternehmen
• Jobwall zur Darstellung von Stellenangeboten
• Networking mit Matchmaking-Funktion

Um Programm und Aussteller im Voraus und ohne Login auf der Plattform anzukündigen, wurde es ermöglicht, iFrames mit Inhalten der Eventplattform auf der SCCON-Website einzubinden. Da nicht alle Nutzer Zugriff auf bestimmte Browser haben, wurde außerdem ein Systemcheck-Feature implementiert, um vorab die technischen Voraussetzungen für die Teilnahme am Event zu prüfen.

In enger Zusammenarbeit entstand in kürzester Zeit eine leistungsstarke Plattform. Die Software Developer und Project Manager der rooom AG stürzten sich in die Arbeit, um die Bedürfnisse der SCCON zur vollsten Zufriedenheit erfüllen zu können. Auch das Team der Messe Berlin und Bitkom legte sich ins Zeug und entwickelte Content für die Nutzer.

Das Ergebnis konnte sich sehen lassen: Im Oktober 2020 und 2021 drehte sich an jeweils zwei Tagen alles um die neusten Trends, Lösungen und Strategien rund um E-Government, Smart City und Smart Region. Ein umfangreiches Bühnenprogramm mit Top-Speakern aus Politik, Digitalwirtschaft und Wissenschaft wurde live aus Berlin gestreamt und anschließend on Demand verfügbar gemacht. Aussteller und Partner konnten sowohl ihr Unternehmen als auch angebotene Produkte und Jobs auf eigenen Microsites präsentieren. Hierbei wurde komplett auf 3D Visualisierungen verzichtet und eine 2D Oberfläche genutzt. Im Networking-Bereich konnten sich die Teilnehmenden miteinander vernetzen, virtuelle Visitenkarten austauschen und sogar Kontaktvorschläge anhand von gemeinsamen Interessen erhalten. Mit 10.000+ Teilnehmenden und über 150 Speakern auf drei Bühnen endete die erste digitale Smart Country Convention.

"Dank der Flexibilität der Eventplattform von rooom konnten wir die Smart Country Convention optimal auf unsere Zielgruppe ausrichten."

Helga Marta, Project Manager Expo | Messe Berlin GmbH

Nachhaltige Nutzung als Multi-Event-Plattform

Plante man 2021 zunächst mit einer hybriden Veranstaltung, wurde sich zwei Monate vor dem Event erneut dazu entschieden, ein rein digitales Konzept umzusetzen. Dass die Plattform in ihrer Grundstruktur bereits vorhanden war, war ein enormer Vorteil, denn so konnte diese unkompliziert angepasst und wiederverwendet werden. Mit einem kleinen Team konnte so innerhalb von noch kürzerer Zeit als im Vorjahr ein erfolgreiches virtuelles Event auf die Beine gestellt werden.

Die SCCON 2021 in Zahlen:

Zu den Highlights der SCCON 2021 zählten die Keynotes von Margrethe Vestager, EU-Kommissarin für Wettbewerb und Digitales, Jens Spahn, Bundesminister für Gesundheit, und Julia Klöckner, Bundesministerin für Ernährung und Landwirtschaft. Um das Programm reibungslos übertragen zu können, wurde Vor-Ort-Betreuung durch die rooom AG gewährleistet. Bis zum 28. April 2022 wird das Programm noch als Video-on-Demand verfügbar sein.

Im Trailer erhaltet ihr einen Eindruck von der Smart Country Convention:

Für die Smart Country Convention hat es sich bewährt, den Fokus auf ein qualitativ hochwertiges Programm sowie die Funktionalitäten der Eventplattform zu legen. Obwohl die rooom eventCloud im Vergleich zum Vorjahr zahlreiche neue Features bot, entschied man sich bewusst gegen die Nutzung interaktiver Networkingmodule wie Video-Shuffle oder Roundtables. Veranstalter können von der Smart Country Convention lernen, indem sie den Fokus ihres Events klar definieren und die Eventplattform darauf ausrichten, um den Teilnehmenden die bestmögliche Experience zu ermöglichen.

Ein Blick in die Zukunft

Für die SCCON ist klar: Physische Events werden weiter im Fokus stehen. Eine digitale Eventplattform bietet allerdings die Möglichkeit, neue Lösungen zu entwickeln und Veranstaltungen mit hybriden Konzepten zu ergänzen. So kann eine größere Zielgruppe erreicht werden und das bisher vorwiegend deutsche Publikum auf internationaler Ebene vergrößert werden. Neue Tools und Features können clever genutzt werden, um physische und virtuelle Welten zu vereinen.

Die Smart Country Convention war ein tolles Projekt, um unsere Plattform bestens auf virtuelle und hybride Konferenzen auszurichten. So bietet die rooom eventCloud Veranstaltern verschiedenste Möglichkeiten, um Teilnehmer:innen zu vernetzen. Als Top-Event für die Digitalisierung im öffentlichen Sektor konnten mit der SCCON entscheidende Schritte in die Zukunft virtueller und hybrider Kongresse gemacht werden. Die Veranstaltung, die ursprünglich als Pilotprojekt startete, ist nun ein erfolgreiches Beispiel für die Mehrfachnutzung der rooom eventCloud.