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Partner Talk: So gelingen virtuelle & hybride Events

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ON THE ROCK gibt einen Einblick in die Möglichkeiten des Metaversums für Events. In diesem Beitrag erfahrt ihr, wie ihr eure Veranstaltung zu einem Erlebnis macht.

rooom bietet eine ausgezeichnete Plattform für Online-Events, die ON THE ROCK Group ermöglicht Event-Erlebnisse, die in Erinnerung bleiben. OTR sind die richtigen Ansprechpartner, wenn es um die Konzeption von Veranstaltungen geht, die Menschen in Interaktion bringen - dabei mit ganz besonderem Equipment, Future-Gadgets und Tools im Gepäck; rooom, wenn es um eindrucksvolle Metaverse-Lösungen geht. Gemeinsam bündeln wir unsere Kompetenzen: Von Equipment bis zur Eventplattform, digital und real können wir gemeinsam alles bieten, was man für ein Event mit Wow-Effekt benötigt. So konnten bereits zahlreiche erfolgreiche hybride und virtuelle Events auf die Beine gestellt werden. Um einen Einblick in die vielseitige Welt der Veranstaltungen gewinnen zu können, haben wir die Expert:innen für Events geben, ihre Erfahrungen mit uns zu teilen. Winni Petersmann, CEO von OTR und Ingo Sänger, Communication Manager bei OTR, haben sich gefreut, uns ein Interview zu geben. 

Wer steckt hinter ON THE ROCK?

ON THE ROCK (OTR) Group entwickeln mit ihren Kunden gemeinsam und unkompliziert individuelle Konzepte für Unternehmen.

Dabei schaffen sie Erlebnisse, die in Erinnerung bleiben. Oft verknüpfen sie in Events Future Gadgets und virtuelle Lösungen mit klassischer Live-Kommunikation, um Menschen in Interaktion zu bringen. Dabei hat die OTR alles unter einem Dach: Innovative Technik, Produkte und eigene Location, inklusive Streaming Studio. Ihre Stärke liegt im Bereitstellen von besonderem Equipment und dennoch haben sie auch die üblichen Standards an Bord: Hochwertiges Licht, amtliches DJ-Equipment, diverse Soundsyteme, nachhaltige Möbel etc. Damit schafft OTR die technischen Voraussetzungen für (Hybrid-)Events, richten Streaming-Studios ein, verfügen über Future Mobility-Gadgets, Exergames, eine Spielelounge mit Retro- Arcade-Games und vieles mehr.

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Was sind die Vorteile virtueller und hybrider Events?

OTR: Mit virtuellen Eventformaten haben wir die Reichweite bei den Teilnehmenden extrem erhöht. So hatte ein ursprünglich physisch geplantes Event am Ende in der virtuellen Form eine um den Faktor 10 erhöhte Besucherzahl. Auch der Grad der Interaktion ist in der virtuellen Welt höher. So bewerteten Teilnehmende die neue Form als besser, weil sie beispielsweise durch das integrierte Video Shuffle mehr Menschen kennengelernt hatten, als bei einem Event vor Ort. “Real World Events” wurden dadurch längst nicht ersetzt, aber es ermöglicht Menschen, die sich beispielsweise zum Meeting nicht treffen können, das Netzwerken - und auch einige Geschäftsreisen erübrigen sich. Es lässt sich also mit Geschäftspartnern unkompliziert treffen, selbst wenn alle Gäste auf der ganzen Welt verteilt leben. Es muss niemand um die halbe Welt reisen, um einem Event beizuwohnen. Die digitalen Lösungen sollen möglichst CO2-neutral sein, wie beispielsweise bei unserem gemeinsamen Projekt mit rooom, der E.ON Republic of Innovators. Eine Entwicklung, die ebenso wie die Arbeit im Homeoffice, nicht mehr aus der Event-Welt verschwinden wird.

E.ON Republic of Innovators: Eine Metaverse-Plattform, die für virtuelle und hybride Events genutzt wird.

Welche technische Ausstattung benötigen die Auftraggebenden?

OTR: Da die rooom Plattform komplett webbasiert funktioniert, brauchen die Nutzer:innen keine extra Ausstattung. Für alles Andere stehen wir bereit. OTR stellt vom einfachen Streaming-Set bis hin zum Echtzeit 3D Studio und LED-Flächen, um die Speaker in der 3D Umgebung des Events auftreten zu lassen, alles zur Verfügung. Darüber hinaus statten wir Referent:innen, die extern zugeschaltet werden sollen, bei Bedarf mit Speaker Sets aus, um eine bestmögliche Bild- und Tonqualität sicher zu stellen. Hier kümmern wir uns auch um die nötigen Schalten, die technische Gesamtarchitektur vor Ort und das technische Team für die Umsetzung. Dazu kommt unser Veranstaltungsort auf der Zeche Waltrop, der wahlweise auch in ein hochwertiges Streaming-Studio im Grünen umgewandelt werden kann.

Wie wird ein solches Event vorbereitet?

OTR:  Anders als beim „Real World Event“ ist ein Workshop mit den Kund:innen in der Regel ein wichtiger Startpunkt, um die analoge Idee in die digitale Realität mit ihren neuen Parametern zu übersetzen. Mit rooom haben wir auf Basis von Anwendungsanforderungen intensiv über neue Lösungen der digitalen Interaktion diskutiert. In der Zusammenarbeit sind viele neue nützliche Tools entstanden, die dazu beigetragen haben, eine echte Live-Interaktionsplattform entstehen zu lassen. Spannend waren bei jedem einzelnen Projekt auch die unterschiedlichen Regeln jedes Konzerns zur nutzbaren Software und deren Auswirkungen auf Datenschutz etc. So gab es kein einziges Projekt von der Stange. Im Anschluss an den Workshop haben wir auf Basis der rooomEvents Plattform ein Anwendungskonzept skizziert, dieses mit rooom und den Kund:innen abgestimmt und dann in die Umsetzung gebracht. 

 

“Wir verstehen uns als Bindeglied zwischen den klassischen Eventkunden und der neuen Welt der virtuellen Veranstaltungen und deren Anbieten. Unsere Stärke hier ist, dass wir beide Sprachen sprechen und die Anforderungen und Möglichkeiten in beide Richtungen übersetzen können.”  - Winni Petersmann, CEO OTR

 

OTR: Gerade im digitalen bzw. hybriden Bereich von Events tun sich tagesaktuell neue Innovationen auf, sodass OTR stets eng und offen mit der Kundschaft die aktuellsten Möglichkeiten der Umsetzung bespricht. Wir unterstützen hier jederzeit mit unseren Ideen, aber auch von Kundenseite aus gibt es Wünsche, die wir berücksichtigen. Die Promotion hängt ganz von der Art der Veranstaltung ab. Bei firmeninternen Veranstaltungen bleibt die Kommunikation in der Regel bei den Kund:innen. Wir helfen aber jederzeit bei Bedarf mit der Logistik, der Kommunikation und des Einladungsmanagements aus. Ansonsten können wir auch bezüglich der Promotion den Bereich z.B. bzgl. Social-Media-Aktivitäten, etc. mit übernehmen.

Was sind die Must-Haves, um Events im Metaverse zu einem Erlebnis zu machen?

OTR: Content is King! Anders als bei einem „Real World Event“, bei dem die Teilnehmenden in einem Raum „gefangen“ sind, können unsere Gäste jederzeit ein- oder auch aussteigen. Da hilft der Fokus auf die Präsentation der Inhalte durch gut gemachte Settings, die Assoziationen auslösen sowie kurze prägnante Vorträge, die auch auf einem Computerbildschirm funktionieren. So entsteht ein hoher Grad an Interaktion mit den Präsentierenden und zwischen den Teilnehmenden. Eine erlebnisgetriebene Event-Umgebung ermöglicht es, zusätzliche Inhalte spannend zu integrieren. rooom hilft hierbei mit innovativen Tools, die gemeinsam mit spannenden Showelementen um hybride Interaktionen gestalten.   

Ein weiterer Baustein einer hybriden Strategie ist unser „Interactive Playground“. Ein interaktiver Spielplatz besteht aus physischer Interaktion in immersiven virtuellen Welten. Bewegung, Sport und Spaß können darüber hinaus bei ON THE ROCK mit einem großen Fundus an Retro- und Arcade-Games kombiniert werden. Unsere Veranstaltungsplattformen werden auf die jeweilige Anforderung angepasst und ausgewählt. Das ganze Potenzial der Verknüpfung von physischem mit virtuellem Erleben, wie mit unserem virtuellen Spielplatz, entfaltet sich umso mehr nach Pandemiezeiten. Die Bandbreite reicht von schnell aufsetzbaren Tools bis hin zu immersiven 3D Welten, in denen die Events stattfinden, kombiniert mit physischen Live-Events.

Der Antrieb von OTR

CEO Winni Petersmann hat ON THE ROCK 1991 als waschechte One-Man-Show ins Leben gerufen. Heute ist er ausgewiesener Spezialist für Menschen in Interaktion und nach wie vor der Motor, der ON THE ROCK antreibt. So wächst das authentische Kreativ-Kraftwerk der Eventkultur – mit einem hochmotivierten Team, einem Netzwerk aus internationalen Spezialist:innen und stets mit dem Neusten vom Neuen für Live-, Digital- oder Hybrid-Events ausgestattet.

Welche technischen Möglichkeiten konnten OTR und rooom bisher zusammen umsetzen?

OTR: Von der Standardnutzung von rooomEvents bis hin zur Gestaltung komplett eigenständiger Metaverse-Umgebungen mit Live-Avatarsystemen haben wir mit rooom die unterschiedlichsten Projekte umgesetzt. Bis zu zwölf parallele Livestreams mit globalem Content Delivery System, zufallsbasiertes Networking und interaktive Breakout-Räume sind nur einige Beispiele. 

rooom: Die Kompetenz und Erfahrung von OTR im Event-Bereich haben uns bei der Entwicklung vieler Features inspiriert, die unsere Plattform noch interaktiver machen. Die E.ON Republic of Innovators ist ein Beispiel, bei dem unsere gebündelte Partnerkraft zum Erfolg geführt hat. So ist das gemeinsame Projekt auch mit dem Eventex Award in Silber ausgezeichnet wurden.  Auch zahlreiche Veranstaltungen der Deutschen Telekom konnten ins Leben gerufen werden, wie zum Beispiel die Telekom Tech Grounds 2021. Aber auch die “DHL – Era of Logistics Conference”.  

Communities im Metaverse

E.ON Innovation nutzt rooomEvents, um eine Community online zu vernetzen. Zusammen mit OTR haben wir die E.ON Republic of Innovators umgesetzt, wo ganzjährig virtuelle Events stattfinden. In einer immersiven 3D Welt haben Mitglieder die Möglichkeit, kostenfrei vielfältige Angebote wahrzunehmen und an verschiedenen Eventformaten  an einem zentralen Ort teilzunehmen. Interaktive Formate, wie Networking-Sessions, eine virtuelle Münz-Suche und exklusive Talks zu brandaktuellen Energiethemen sorgen für regen Austausch in der Community.

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Wie kann eine starke Corporate Identity in die digitale Welt übersetzt werden?

OTR: Die Herangehensweisen können sehr unterschiedlich sein. Zum einen haben wir mit dem Nachbau von bekannten Räumlichkeiten für die Veranstaltung ein virtuelles „Zuhause“ für die Veranstaltung geschaffen. Andererseits ist beispielsweise für die Republic of Innovators eine komplett neue Realität im Metaverse entstanden, die das Thema Innovation perfekt widerspiegelt. Wir gestalten gemeinsam mit dem Kunden, sowie mit CD/CI erfahrenen Designern und Software Developern zusammen das Design der Plattform und bilden auch hier das Bindeglied zwischen den einzelnen Beteiligten. 

Im Beispiel der Deutschen Telekom oder E.ON signalisieren Logos und Slogans in virtuellen Welten, Bühnen, etc. optisch den Live-Auftritt eines Unternehmens. Je höher der Bekanntheitsgrad, desto größer ist natürlich der Wiedererkennungswert. Außerdem kann man in Metaverse-Spaces oder auf virtuellen Bühnen farblich die Kulissen entsprechend im Corporate Design gestalten

Die Corporate Identity der Deutschen Telekom konnte im Metaverse hervorragend transpotiert werden.

Aber auch bei etwas weniger prominenten Kund:innen versuchen wir das Erscheinungsbild der Präsenz in der realen Welt entsprechend online abzubilden. rooom bietet hierfür zahlreiche Templates, die auf die Corporate Identity des Veranstalters oder Kunden angepasst werden können. So können bereits vorgefertigte Event-Spaces schnell und unkompliziert durch Logos, Farben, Marketingmaterialien etc. individualisiert werden. 

Fünf Erfolgsfaktoren für Events im Metaverse

Metaverse, virtuelle und hybride Events sind nicht länger Fremdwörter für euch? Ihr habt verstanden, warum sie zahlreiche Vorteile mit sich bringen? Klasse! Dann folgt nun eine Checkliste, was zu beachten ist, damit euer nächstes Event im Metaverse zu einem vollem Erfolg wird.  

1. Die passenden Partner finden

Erfahrene Partner an eurer Seite können die Arbeit auf ein Minimum reduzieren und wissen, worauf es im Metaverse ankommt. Wenn die technische Ausstattung gestellt ist und Profis an Bord sind, die sich in Sachen virtuelle und hybride Events auskennen, fehlen nur noch die Gäste.

2. Genügend Zeit einplanen

Auch wenn Online-Events spielerisch leicht wirken, steckt auch hinter ihrer Organistion eine Menge Manpower. Von der Planung bis zur Umsetzung: auch im Metaverse muss alles bereitgestellt und platziert werden.

3. Plattform auf Bedürfnisse anpassen

Bevor mit der Umsetzung begonnen werden kann, muss feststehen, welchen Umfang das Event haben soll und auf wessen Bedürfnisse es zugeschnitten sein soll. Mit dem Content Management System (CMS) von rooomEvents lassen sich die Inhalte und das Design anschließend genau auf die relevanten Zielgruppen anpassen. 

4. Qualitativ hochwertiger Content 

Das Metaverse bietet die Möglichkeit, der Kreativität freien Lauf zu lassen. Worauf es letztendlich jedoch ankommt, sind spannende Inhalte, interessante Programmpunkte und unterhaltsame Speaker. Wenn man sich nicht nur darauf beschränkt, was in der realen Welt möglich ist, dann lassen sich Events erleben, die sich abheben und die Besucher:innen mit einem Staunen euer Event verfolgen lassen.

5. Interaktionsfeatures einbauen

Bei virtuellen und hybriden Events ist es besonders wichtig, die Intersaktionsrate hoch zu halten, damit die Gäste sich gut unterhalten fühlen. Vorab sollte daher geklärt werden, wie viel Interaktionsrate gewünscht und notwenig ist. Glücklicherweise haben wir verschiedene Lösungen parat und bieten einige Gamification- und Networking-Tools, die eine Teilnahme am Event aufregend und spielerisch machen. 

Autor

Antonia Straub

Partner Marketing Manager bei rooom

Seit 2022 verstärkt Antonia das Team bei rooom, wo sie eng mit den Bereichen Channel und Alliances sowie dem…

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