Das diesjährige Top Management Meeting der Telekom: Mit uns digital

Virtuelle Lobby

Auf dem Top Management Team Meeting der Deutschen Telekom, kurz TMTM, treffen sich jedes Jahr die wichtigsten Führungskräfte des Konzerns, um Strategien und Firmenausrichtungen für das kommende Jahr zu besprechen. Ausstellungsfläche für das zweitätige Event ist normalerweise das World Conference Center in Bonn. In diesem Jahr mussten die Türen allerdings geschlossen bleiben. Wir haben den Hauptsitz in Bonn originalgetreu nachgebaut, um das Event mit seinem Look & Feel stattdessen virtuell zu ermöglichen.

Die virtuelle Veranstaltungshalle für Europas größtes Telekommunikationsunternehmen

Das TMTM ist für das Unternehmen eines der wichtigsten internen Management Meetings und soll von den Teilnehmer:innen jedes Mal als Highlight wahrgenommen werden. Bereits vor der Pandemie legten sich die Projektplaner:innen der Telekom in Sachen Storytelling und Gesamtinszenierung immer ordentlich ins Zeug. Dieses Jahr sollten im digitalen Format neue Maßstäbe gesetzt werden. Also bauten wir das World Conference Center in Bonn als originalgetreue 3D Umgebung nach und schufen damit eine professionelle Bühne für alle Beiträge und Veranstaltungspunkte. So konnten sich über 800 Kolleg:innen gemütlich und sicher von zu Hause virtuell begegnen. Besonderes Augenmerk lag darauf, die Original-Location in Bonn detailgetreu virtuell nachzubilden - schick, nutzerfreundlich und voller aufregender Interaktionen. Die Teilnehmenden sollten die gewohnte Umgebung wiedererkennen und sie ohne Probleme auch mobil über das Smartphone betreten können.

Eine aufregende Telekom-Markenwelt mit Look & Feel

Nachdem die Grundrisse und Raumaufteilungen des Gebäudes 1:1 wie im Live-Standort in Bonn visualisiert waren, musste der leere Raum in eine echte Markenwelt verwandelt werden. Die virtuellen Veranstaltungshallen sollten bei den Teilnehmer:innen dasselbe Gefühl vermitteln wie jedes Jahr live vor Ort. Mit stilvollen Farbakzenten im typischen Telekom-Magenta entstand eine realitätsgetreue Eventfläche aus drei miteinander verknüpften Räumen: einer Lobby, einem Forum und einer sogenannten Pre Deal Area.  

Neben den 3D Räumen konnten die TMTM-Teilnehmer:innen natürlich auch unsere rooomEXPO-X Features nutzen. Von einer übersichtlichen Agenda über einen Live-Stream des Programms, das live vor Ort gefilmt und über unsere Plattform direkt an alle Beteiligten gesendet wurde, bis hin zu Speaker-Profilen und virtuellen Visitenkarten waren zahlreiche Networking-Funktionen vorhanden. Chats und Videocalls wurden rege zur Kontaktaufnahme genutzt. So konnten 2D und 3D Elemente gelungen auf einer Plattform vereint werden.

Die Lobby

Besucher:innen der virtuellen Eventplattform werden nach dem Login zunächst von einem riesigen digitalen Screen mit Willkommens-Aufschrift begüßt. Links befindet sich ein Sitzbereich mit 3D Avataren, die für Leben im Raum sorgen. Am Tresen warten die virtuellen Empfangsdamen, mit denen per Klick über eine virtuelle Visitenkarte Kontakt aufgenommen werden kann. Offene Hallentüren, die mit Videos oder Bildern bespielbar sind, sorgen für einen noch realistischeren Eindruck. Zusätzlich ist der Empfangsbereich umgeben von einer Glasfront, aus der man auf den Außenbereich in Bonn schauen kann. Modernes Interieur und Deko-Elemente wie Pflanzen sorgen für eine gemütliche und freundliche Atmosphäre zum Ankommen.


Das Forum

Über der linken Eingangstür zum Forum zählt ein Countdown zum Veranstaltungsstart herunter - erst mit Ablauf des Countdowns öffnen sich die Türen zum Forum. Im Saal angekommen, blickt man auf die Veranstaltungsbühne inklusive Publikum. Hier sollten die Teilnehmenden das Gefühl bekommen, mitten im Geschehen zu stehen. Die Avatare auf den Stühlen sind anklickbar und öffnen eine Übersicht aller Teilnehmer:innen im Visitenkartenformat. Über der Bühne befindet sich ein Screen, der die Agenda präsentiert. Auch hier im Forum sorgt die realistische Außenansicht für eine helle und realistische Atmosphäre.

Am Bar-Tresen rechts wartet ein ganz besonderes Highlight auf die Gäste: Das von uns selbst programmierte Video Match Hier werden Besucher:innen per Klick völlig beliebig miteinander im Videochat connectet - Eine Art digitales Business-Speeddating per Zufallsgenerator. Ein absolutes Highlight während der Veranstaltung, das zusätzliche Interaktionen schafft und trotz Distanz einen lockeren und spontanen Austausch ermöglichte.


Zurück auf dem Weg zum Ausgang erwartet die Gäste ein weiteres Highlight: Hier bietet Stephan Suh, Yogalehrer und Health Couch, Bewegungsprogramme für den verspannten Arbeitsnacken. Entsprechend dem modernen, gesunden und nachhaltigen Arbeitskonzept der Telekom eröffnete eine morgendliche Yogastunde das Tagesprogramm und sorgte in der Mittagspause dafür, die Mitarbeiter:innen ein wenig aufzulockern. Und das alles direkt eingebunden in das Event, ohne die Plattform wechseln zu müssen.


Die Pre Deal Area

Die Pre Deal Area ist eine Messehalle zur Strategie- und Projektvorstellung. Hier sollten die Teilnehmer:innen schon eine Woche vor dem eigentlichen Veranstaltungsbeginn Zugriff auf umfangreichen Content zu verschiedenen Themenbereichen haben. Die Telekom hatte hier eine freie Auswahl an Interaktionselementen, die direkt im Raum aufgerufen werden können. So entstand eine Halle voller Interaktionsmöglichkeiten - es wurde gechattet und Podcasts, Videos und Dokumente standen zum Ansehen und Downloaden bereit. 


Weitere Highlights

Ein ganz besonderes Highlight war das Fotogame – Auf einer Image Wall konnten die Teilnehmer:innen ihre persönlichen Fotos aus dem Home Office hochladen und gegenseitg liken. Per QR-Code konnte eine Augmented Reality (AR) Projektion des Telekom "Big X" aufgerufen werden. Mit dem von uns modellierten magentafarbenem 3D Objekt wurden zahlreiche witzige Selfies gemacht und auf der Image Wall gepostet. Das sorgte nicht nur für sehr viel Spaß und Auflockerung unter den Teilnehmer:innen, sondern auch für einen gestärkten Zusammenhalt und Identifikation mit dem Unternehmen.

Ein erfolgreiches Projekt, auf das wir mächtig stolz sind

Gemeinsam mit dem Projektteam der Telekom und der Event-Agentur OnTheRock haben wir ein komplett virtuelles Event umgesetzt, das seinem realen Vorbild in Sachen Teilnehmererlebnis in nichts nachstand. Es wurde ein hoher Interaktionsgrad für die Teilnehmenden emöglicht und auch den Ansprüchen in Sachen Datenschutz und IT-Sicherheit konnten wir absolut gerecht werden - es kam weder zu Ausfällen noch anderen technischen Problemen. Die Resonanz war umwerfend - das TMTM wird daher womöglich auch in den nächsten Jahren mit uns virtuell oder sogar hybrid stattfinden. Wir halten euch auf dem Laufenden!